Automatisch generierte Mails müssen nicht unpersönlich sein

Automatisierung ist, wofür Computer mit am besten geeignet sind. Sie nehmen uns Arbeit ab und sorgen zuverlässig dafür, dass wichtige Aufgaben regelmäßig erledigt werden. Und doch wollen wir Menschen nicht von Maschinen bedient werden. Wenn wir das Gefühl haben, wir haben es mit einem Roboter zu tun, schätzen wir das weniger – auch, wenn es für uns vielleicht sogar besser ist.

Das ist ein Problem bei der E-Mail-Marketing-Automatisierung. Aber glücklicherweise lässt sich das Problem recht einfach lösen.

Warum Automatisierung?

Roboterhand Illustration Symbolbild für Automatisierung

Menschen finden Roboter faszinierend – aber oft auch ein wenig furchteinflößend.

Drip-Kampagnen sind hervorragend. Für fast jeden Site-Betreiber sind sie geeignet, um Interessenten über einen längeren Zeitraum hinweg mit E-Mails zu versorgen. Die Kampagne startet, wenn sich ein Interessent z.B. für den Newsletter registriert oder er seine Mailadresse angibt, um sich ein PDF herunterzuladen. Dann bekommt er über den Verlauf der nächsten Tage oder Woche immer wieder Mails, die inhaltlich aufeinander aufbauen. So kann man E-Learnings aufsetzen oder den Interessenten mit Informationen versorgen, um seinen Weg zur Kaufentscheidung zu erleichtern.

Das Schöne für Sie: Sie setzen solche Autoresponder-Kampagnen einmal auf und dann laufen sie automatisch. Ohne, dass Sie noch etwas dazu tun müssen.

Praktisch allen Empfängern ist klar, dass solche E-Mails automatisch verschickt werden. Und doch gibt es große Unterschiede. Solche Mails können unpersönlich und eben automatisch wirken. Genauso können Sie sehr persönlich wirken und dadurch für positive Gefühle beim Empfänger sorgen, ja sogar sein aktives Engagement bewirken.

Reden wie ein Mensch

Screenshot Duolingo - Symbolbild für Automatisierung

Die App Duolingo ist auch deshalb so
erfolgreich, weil sie den Nutzer
sehr persönlich anspricht. Dass das kein
Mensch ist, sondern ein Roboter, ist
jedem klar, und doch wirkt es.

Das beginnt mit der Formulierung der E-Mails. Gerade bei automatisierten Mails sollten Sie darauf achten, höflich, freundlich und persönlich zu schreiben. Wenn Sie eine Person als Absender angeben, um so besser. Vielleicht ist es sogar sinnvoll, ein Portraitfoto einzufügen. Das ist z.B. denkbar, wenn die Mails von einem Experten oder Kundenbetreuer kommen. Oder die Begrüßungsmail kommt vom Chef des Unternehmens.

Aber selbst wenn das nicht in Frage kommt und die Mail allgemein ohne persönlichen Absender formuliert ist: schreiben Sie persönlich. Und fordern Sie dazu auf, in Kontakt zu treten. Die Empfänger können direkt antworten auf Ihre Mail – für viele der natürlichste Weg. Zusätzlich können Sie z.B. noch auf andere Kanäle verweisen, wie etwa Social Media.

Das richtige Timing

Woran man immer merkt, dass man mit Maschinen zu tun hat, ist das falsche Timing. Maschinen haben keine Empathie, sie reagieren zu früh oder zu spät. Sorgen Sie also dafür, dass die Mails dann kommen, wann der Nutzer sie erwartet. Also die Willkommensmail z.B. kurz nachdem der Nutzer abonniert hat. Bei allen anderen gibt es keine allgemein gültigen Regeln. Verlassen Sie sich zunächst auf Ihre eigene Einschätzung. Dann abonnieren Sie selbst und sehen Sie, ob das gut wirkt. Bitten Sie vielleicht andere, das für Sie zu tun und fragen Sie sie nach deren Eindruck.

Und sehen Sie sich natürlich Ihre Analytics an. Werden die Mails geöffnet? Wann? Werden die Links darin geklickt? Wie oft? Wann?

Nach diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Kampagnen weiter optimieren.

Vorsichtig müssen Sie bei der Automatisierung sein, wenn der Nutzer es eilig hat. Wenn er also z.B. eine Anfrage beim Support stellt. Hier will er in der Regel so schnell wie möglich die Lösung seines Problems. Kommt dann ein sehr persönlicher Autoresponder zurück, dann wird er davon leicht verärgert sein. Denn er fragt sich, warum der freundliche Mensch seine Anfrage nicht beantwortet, sondern ihn z.B. nur auf die FAQs verweist.
Bei so einer Mail bleiben Sie besser unpersönlich. Schreiben Sie ganz klar, dass es zunächst eine automatische Antwort ist, die ihm nur zeigen soll, dass Sie seine Anfrage bekommen haben. Und erklären Sie, wann er mit einer persönlichen Antwort rechnen kann.

Relevante Inhalte

Zweiter ganz wichtiger Punkt für erfolgreiche Autoresponder-Mails: Die Inhalte müssen relevant für die Empfänger sein. Sonst bekommen sie das Gefühl, sie werden von einer Maschine mit Massenware abgespeist.

Auch hier beginnen Sie mit Ihrer eigenen Einschätzung. Dann probieren Sie etwas aus und sehen sich an, was wie gut funktioniert. Mehr Tipps für relevante Inhalte auch hier im Blog.

Sie können das dann auch Weiterentwickeln zu echter Marketing Automation. Also je nachdem, welche Mails die Empfänger öffnen und ob bzw. welche Links die Empfänger klicken, bekommen sie unterschiedliche weitere Mails.

Auch bewährt hat sich das Segmentieren. Also das Aufteilen der Empfänger in verschiedene Gruppen. Je nachdem, über welchen Weg diese z.B. zu Abonnenten wurden, bekommen sie unterschiedliche Inhalte. Mehr Infos hierzu: Segmentierungstipps für mehr Engagement

Schließlich ein letzter Tipp: So schön es ist, dass Drip-Kampagnen automatisch funktionieren: Sie sollten Sie nicht einfach einmal aufsetzen und dann laufen lassen. Denn nachdem Sie die Mails ja selbst nicht regelmäßig sehen, ist die Gefahr groß, dass die Inhalte irgendwann veralten. Oder dass sich die Interessen der Nutzer ändern. Schreiben Sie sich also am besten eine Erinnerung in den Kalender, regelmäßig zu checken, ob der Inhalt Ihrer Autoresponder-Kampagnen noch aktuell ist.