Datenschutz beim Newsletter Versand: Studie deckt auf, dass jedem 5. Unternehmen Bußgeld droht

Fast 95 Prozent der Unternehmen betreiben Email- und Newsletter Marketing, aber keines tut es hundertprozentig rechtskonform. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Benchmark-Studie der Unternehmensberatung absolit, die über 5.000 Top-Unternehmen im deutschsprachigen Raum untersucht hat. Insbesondere im B2B Bereich besteht Nachholbedarf in Sachen Datenschutz beim Newsletter-Versand. Größte Schwachstelle ist dabei ein nicht DSGVO-konformer Eintragungsprozess in den Newsletter Verteiler. Die betroffenen Unternehmen riskieren damit Bußgelder in Millionenhöhe.

Datenschutz-Mängel bei Newsletter Anmeldung

Datenschutz beim Newsletter Versand - So stehen die einzelnen Branchen im Vergleich da.

Spätestens mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai vergangenen Jahres, hätten alle Unternehmen ein rechtsicheres Anmeldeverfahren beim Newsletter Marketing vorweisen müssen. Die Realität sieht leider anders aus: Noch immer fragen 38 Prozent der Unternehmen zu viele Daten bei der Anmeldung ab und ignorieren damit den Grundsatz der Datensparsamkeit. Mehr als 75 Prozent informieren dabei unzureichend oder gar nicht über die Datenverarbeitung. Jedes fünfte Unternehmen (20 Prozent) – in IT- und Beratungsfirmen sogar jedes dritte (33 Prozent) – verzichtet auf die Bestätigung einer Formulareintragung mittels Double Opt in. Der B2B Bereich bildet auch hier keine Ausnahme: Nur knapp über die Hälfte der B2B-Unternehmen (57 Prozent) gestalten die Anmeldung zu ihrem Newsletter rechtskonform. Damit machen sich die Unternehmen gemäß Art. 83 DSGVO angreifbar: Im schlimmsten Fall drohen Geldstrafen von bis zu 20 Millionen oder von bis zu vier Prozent seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres.

Mit Evalanche auf der sicheren Seite

Unternehmen, die ihr Newsletter- und Email Marketing mit Evalanche umsetzen, müssen sich keine Sorgen machen. Die Email Marketing Software bietet unter anderem vorkonfigurierte Webformulare für eine DSGVO-konforme Adressgenerierung, ein entsprechendes Double Opt in Verfahren, unkomplizierte Austragungsmöglichkeiten und ein rechtskonformes Tracking des Lese- und Klickverhaltens einschließlich einer erweiterten Anzeige-Option, der Tracking-Widerruf-Checkbox. Dabei erfüllt SC-Networks als Hersteller von Evalanche alle von der DSGVO vorgeschriebenen Pflichten eines Auftragsverarbeiters, wie etwa das Anlegen eines Verzeichnisses, das alle Vorgänge der Datenverarbeitung protokolliert. Darüber hinaus setzt das Unternehmen auf eine TSL-Verschlüsselung für eine sichere Kommunikation und hostet zudem die Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Das gilt es beim Thema Newsletter Versand und Datenschutz zu berücksichtigen:

• Ausdrückliche und nachweisliche Einwilligung des Empfängers zum Newsletter Versand bzw. dem Erhalt von Werbe-Mails (sowohl bei Pseudonymisierung als auch bei personenbezogenem Tracking) – idealerweise im protokollierten Double-Opt-in-Verfahren
• Vorherige Aufklärung des Empfängers über alle Aspekte der Datenverarbeitung – am besten via Checkbox mit Einwilligungserklärung im direkten Umfeld des Anmeldeformulars
• Datensparsamkeit bei der Gestaltung von Formularen zur Newsletter Anmeldung, indem nur so viele Daten, wie für den Zweck notwendig, erhoben werden
• Ausführliche Datenschutzinformation inkl. Erläuterung zum Widerrufsrecht durch einen jederzeit abrufbaren Link, der von allen Seiten der Website aus gut erreichbar ist
• Aktuelles und leicht auffindbares Impressum auf der Website und in jedem einzelnen Newsletter bzw. Mailing
• Anlegen eines Verzeichnisses über alle Datenverarbeitungstätigkeiten
• Schließen eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Email-Marketing-Dienstleister, wenn dieser die Daten verarbeitet

Newsletter Marketing hat nur Erfolg, wenn es ankommt

Die Mehrheit aller Top-Unternehmen (95 Prozent) weiß um das Erfolgspotenzial von Email Marketing, speziell dem Newsletter Versand, in der Kunden- und Interessenten-Kommunikation und setzt es bereits ein. 88 Prozent der von absolit untersuchten Unternehmen versenden ihre Mailings und Newsletter dabei über einen Service-Provider, jedoch wählen dabei nur 43 Prozent einen CSA-zertifizierten Anbieter. Die Certified Senders Alliance (CSA) ist ein Positivlistenprojekt, das der Deutsche Dialogmarketing Verband DDV und der Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V. gemeinschaftlich verantworten. SC-Networks ist als Hersteller von Evalanche bereits seit zehn Jahren als zertifizierter Sender eingetragen und damit als vertrauenswürdiger Anbieter einer Email-Marketing-Lösung ausgezeichnet. Im Klartext heißt das: Emails und Newsletter, die Unternehmen über Evalanche versenden, kommen tatsächlich beim Empfänger an und werden nicht vom Spam-Filter der Provider-Server aussortiert.

Die wichtigsten Kennzahlen der aktuellen Benchmark Studie von absolit zum Thema.

Ausgezeichnet beraten mit Evalanche

Evalanche ist nicht nur CSA-zertifiziert, sondern erhielt auch 2011 als weltweit erste Email Marketing Lösung das Zertifikat des TÜV SÜD hinsichtlich Datensicherheit und Softwarequalität basierend auf der internationalen Norm ISO 25051. Darüber hinaus trägt SC-Networks das Gütesiegel des TÜV Hessens nach ISO/IEC 27001:2013. Dieses Zertifikat bescheinigt dem Unternehmen die Einhaltung höchster IT-Sicherheitsstandards. Das Thema Datenschutz ist einer der wichtigsten Unternehmenswerte und fließt zudem in die Produktstrategie ein. So haben Evalanche-Anwender beispielsweise umfangreiche Funktionalitäten, die für rechtssicheres Email Marketing und die Berücksichtigung des Datenschutzes beim Newsletter Versand erforderlich sind. Einen Überblick über alle Zertifikate, die Evalanche bzw. SC-Networks vorweisen kann, gibt es hier.

Fazit

Selbst jetzt – lange nach Wirksamwerden der DSGVO – sind längst nicht alle Unternehmen in Sachen Email- und Newsletter Marketing auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung. Fakt ist: Alle machen noch Fehler. Damit entspannt sich die Situation für deutsche Unternehmen natürlich keinesfalls. Laut einer Handelsblatt-Umfrage unter den Datenschutzbeauftragten der Länder seien bereits zahlreiche Bußgeldverfahren eingeleitet und etliche Verwarnungen ausgesprochen worden. Daher gilt nach wie vor, schnellstmöglich die Vorgaben der DSGVO umzusetzen. Mit Evalanche sind B2B Unternehmen in Sachen Email Marketing, Lead Management und Marketing Automation in jedem Fall auf der (rechts)sicheren Seite.