Die perfekte Einladungsmail – Tipps und Tricks für Email Einladungen

Die Einladungsmail zählt zu den wichtigsten Email Arten. Denn wer ein großartiges Event – egal, ob Webinar, Branchentreff oder Hausmesse – geplant hat, möchte natürlich unbedingt, dass Kunden und Interessenten daran teilnehmen. Um das zu erreichen, verschicken B2B Unternehmen oftmals Email Einladungen an ihre Kontakte. Doch bleibt die Antwort- und Anmelderate meist hinter den Erwartungen zurück. Damit genau das nicht passiert, gibt es ein paar Tipps und Tricks für die perfekte Einladungsmail.


Aus gutem Anlass: Wann ist es Zeit für Einladungsmails?

Verschicken Sie Einladungsmails immer dann, wenn Sie Ihre Leads, Kunden und Geschäftspartner zu einem Event einladen möchten – ob es sich um eine kleine oder große, Online- oder Präsenzveranstaltung handelt, spielt dabei keine Rolle. Anlässe gibt es also genauso viele wie Arten von Events:

  • Webinare
  • Produktpräsentationen
  • Jubiläums-, Weihnachts- oder Sommerfeste
  • Tage der offenen Tür
  • Einweihungen neuer Firmengebäude

Hier sind der Kreativität nahezu keine Grenzen gesetzt.


Welche Vorteile bieten Email Einladungen?

Über eine handschriftliche Einladung freut sich zwar noch immer fast jeder. Man weiß, der Absender hat sich viel Arbeit und Gedanken gemacht und so fühlt man sich persönlich besonders wertgeschätzt. Dennoch haben Email Einladungen die gute, alte Postkarte nahezu verdrängt. Aus gutem Grund: Sie sind sehr effektiv, zeitsparend und alles in allem der handschriftlichen Post haushoch überlegen. Moderne Email Marketing Tools bieten dem Anwender jede Menge nützliche Features wie zum Beispiel Versandzeitoptimierung, personalisierte Content-Ausspielung und -Übersetzung, detailliertes Reporting sowie ein digitales Einladungsmanagement. Auch der Empfänger hat es leichter, denn er kann einfach per Mausklick seine Zu- oder Absage verschicken.

Im Gegensatz zu anderen digitalen Kommunikationswegen, etwa via Social Media Inmails, bietet die Email Einladung den Vorteil, dass sie im Postfach meist leichter aufzufinden ist. Außerdem ist im B2B zumeist das Email Postfach mit dem Kalender verknüpft, sodass aus der Einladung blitzschnell ein Terminblocker werden kann – damit auch nichts dazwischenkommt. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, eine Einladung offen und allgemein in die Welt zu senden – auf der Website, im Blog, in den Social Media Kanälen, via Werbeanzeigen oder auch in Print- und Online-Magazinen. Bei Einladungsmails oder Einladungen via Newsletter lässt sich jedoch mithilfe eines Email Marketing Tools optimal nachvollziehen, wer die Einladungen erhalten hat, wer diese geöffnet und sich angemeldet hat.

Vorteile von Einladungsmails

  • Persönliche 1:1-Kommunikation
  • Personalisierungsmöglichkeiten
  • Effizienter Versand
  • Transparente Nachverfolgung
  • Einfaches Handling für Eingeladene

Checkliste: Aufbau und Gestaltung von Einladungsmails

Damit Ihre Email Einladung Ihnen auch den gewünschten Erfolg beschert, verraten wir Ihnen, wie Sie diese am besten aufbauen und gestalten.

1. Absender

Wählen Sie eine für den Empfänger vertrauenswürdige und nachvollziehbare Absender-Adresse.


2. Die Betreffzeile

Sie ist der wichtigste Bestandteil Ihrer Email Einladung und sollte Lust machen, die Einladung zu öffnen.


3. Die Anrede

Setzen Sie in Ihrer Email Einladung auf jeden Fall auf Personalisierung, indem Sie den Empfänger mit Namen ansprechen – so, wie Sie Ihre Kunden auch normalerweise ansprechen. Moderne Email Marketing Tools unterstützen eine personalisierte Ansprache.


4. Die wichtigsten Informationen zum Event

Das Interesse des Empfängers ist geweckt, nun wünscht er sich weitere Informationen. Diese sollten kurz und knapp gehalten, relevant sein und möglichst keine Fragen offenlassen:

  • Art und Titel des Events
  • Datum und Uhrzeit
  • Ort bzw. bei Online-Events Link zur Plattform
  • Informationen zur Anmeldung
  • ein bis zwei aktivierende Sätze zum Inhalt
  • ggf. eine kurze, knackige Agenda

5. Die Vorteile der Teilnahme

Es ist entscheidend, dass der Empfänger die Vorteile einer Teilnahme auf einen Blick erkennt. Daher geht es im Hauptteil Ihrer Einladungsmail darum, Ihren Kunden in kompakter Form und so eindringlich wie möglich (gern auch in Bullet Points) von den Vorteilen einer Teilnahme an Ihrem Event zu überzeugen.


6. Automatisierter Prozess

Nach oder mit der Zusage sollte Ihr Email Marketing Tool dem Empfänger anbieten, das Event automatisch in seinen Outlook-Kalender eintragen zu lassen. Idealerweise versendet das Tool im Vorfeld des Events automatisch ein bis zwei Reminder. Das sorgt für mehr Komfort und der Kunde wird ganz sicher Ihr Event im Blick behalten.


7. Call-to-Action (CTA)

Eine klare Aufforderung zur Anmeldung muss motivierend wirken und dem Adressaten sofort ins Auge fallen.


8. Aussagekräftiges Bild und attraktives Layout

Nutzen Sie die Macht von Bildern und integrieren Sie einen aufmerksamkeitsstarken Eyecatcher in Ihre Einladung. Gibt sich zum Beispiel ein bekannter Keynote Speaker die Ehre auf Ihrem Event? Dann zeigen Sie ihn. Achten Sie darauf, dass die Bildsprache zum Event und Ihrem Unternehmen passt. Gleiches gilt für das Layout der Einladungsmail. Bedenken sie, weniger ist manchmal mehr. Überfordern Sie den Empfänger visuell also nicht!


 

Im Folgenden sollen einzelne Aspekte für den Versand und die Gestaltung von Einladungsmails noch einmal genauer betrachtet werden.

 


Was sind passende Absender-Adressen für Einladungsmails?

Die Wahl des richtigen Absenders ist wichtiger, als Sie vielleicht denken: Wenn Ihre Empfänger die Email Einladung von einer vertrauenswürdigen Adresse erhalten, die sie schon kennen, ist die Wahrscheinlichkeit der Öffnung deutlich größer. Verschicken Sie die Einladungsmail hingegen von einer unbekannten Adresse, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass sie im Spam-Ordner Ihres Empfängers landet. Hat der Empfänger die Email einmal geöffnet, kann es sein, dass auf Ihre Email antworten möchte – etwa um sich für die Einladung zu bedanken oder Rückfragen zu stellen. Aus diesem Grund sollten Sie auf keinen Fall eine „no-reply“-Adresse verwenden, denn das könnte den Adressaten verärgern.


Einladungsmails – nie ohne die optimale Betreffzeile

Die Betreffzeile entscheidet über das Schicksal Ihrer Email Einladung, hier dürfen Sie sich also keine Fehler erlauben. Eine gute Betreffzeile sollte Interesse wecken, aktivierend wirken und den Empfänger auf einer persönlichen Ebene ansprechen. Hilfreich ist, wenn bereits klar wird, dass es sich um eine Einladung handelt. Die Länge sollte zwischen 30 und 70 Zeichen liegen, damit sie jeder Mail-Client vollständig anzeigt. Damit Ihre Einladungsmail nicht im Spam-Ordner landet, sollten Sie jedoch auf aufmerksamkeitsstarke Formatierungen wie Wörter in Großbuchstaben und zu viele Ausrufezeichen verzichten. Vermeiden Sie zudem spamverdächtige Begriffe wie „preiswert“ oder „kostengünstig“.

Beispiele:

  • „Einladung zum Fachkongress in Musterhausen“
  • „Nehmen Sie an unserem Webinar zum Thema XY teil“
  • „Sie sind eingeladen: Unsere Hausmesse am TT.MM.JJJJ.“

Call-to-Actions (CTAs) in Email Einladungen

Mit Ihrer Einladungsmail hoffen Sie auf Teilnahme des Empfängers, doch im ersten Schritt geht es darum, dass dieser Ihre Einladung annimmt. Der CTA sollte daher so aktivierend wie möglich formuliert und einfach gestaltet sein. Am komfortabelsten für den Empfänger ist es, wenn er die Einladung einfach per Click auf einen Button annehmen kann. Alternativ bietet ihm eine Landingpage weitere Informationen. Neben der Zusage zur Einladung kann es sinnvoll sein, weitere CTAs zu platzieren, etwa zur Agenda, zu Anfahrts- oder Übernachtungsmöglichkeiten. Auf diesem Weg können Sie dem Kunden Zusatzinformationen anbieten.

Beispiele:

  • „Jetzt anmelden und Frühbucher-Rabatt sichern“
  • „Sichern Sie sich schnell Ihren Platz im Seminar“
  • „Jetzt Ticket sichern“

Wann ist der beste Versandzeitpunkt für Einladungsmails?

Der Versandzeitpunkt ist entscheidend, wenn Ihre Email Einladung die gewünschten Ziele erreichen soll: Geöffnet und gelesen und im besten Fall auch noch angenommen zu werden. Ein falscher Versandzeitpunkt kann bewirken, dass Ihre Einladungsmail einer Löschaktion des Empfängers zum Opfer fällt (gern montagsmorgens). Oder sie rutscht in den Stoßzeiten im ohnehin schon übervollen Postfach immer weiter nach hinten, so dass sie irgendwann in Vergessenheit gerät. Entscheidend ist auch, nicht zu früh und nicht zu knapp vor dem Event einzuladen. Bei Webinaren empfiehlt es sich beispielsweise maximal drei Wochen vorher einzuladen. Bei Vor-Ort-Veranstaltungen sollten es schon drei bis sechs Monate Vorlauf sein.

Doch wann ist nun der richtige Zeitpunkt?

Die schlechte Nachricht zuerst: Den einzigen, richtigen Versandzeitpunkt gibt es leider nicht. Und jetzt die Gute: Dennoch gibt es im B2C- wie auch im B2B-Bereich einige Regeln, die gut funktionieren.

  • Die allgemeine Regel im B2B lautet: Versenden Sie Ihre Email Einladung zu den Bürozeiten und nicht montagsmorgens oder freitagsnachmittags. Eine zweite Regel lautet: Versuchen Sie, Ihre Einladungsmail antizyklisch zu verschicken. Versenden Sie statt vormittags lieber in den Nachmittagsstunden oder kurz nach der Mittagspause, wenn der Kopf wieder frei und das Postfach schon gut abgearbeitet ist.
  • Achten Sie darauf, dass Sie nicht mit anderen eigenen Mailings, zum Beispiel dem regelmäßigen Newsletter, kollidieren.
  • Wählen Sie ausreichend Vorlauf zum Event oder integrieren Sie einen Save-the-Date-Hinweis in Ihrem Newsletter und posten ihn auf Social Media.
  • Sie können auch verschiedene Versandzeitpunkte ausprobieren, etwa mittels A/B-Testing, indem Sie Ihren Empfängerkreis in zwei Gruppen teilen und testen, welche Versandzeit besser und welche schlechter performt.
  • Vergessen Sie auch nicht, bei einem internationalen Empfängerkreis – wie etwa bei Einladungen zu Webinaren – eine etwaige Zeitverschiebung zu beachten.
  • Und zuletzt gilt: Sie selbst kennen Ihre Branche und Zielgruppen am besten, vielleicht gibt es dort auch eigene Regeln?

Reminder und Dankeschön

Ein wirksames Mittel, damit Ihre Einladungsmail nicht in der Terminflut des Outlook-Kalenders Ihrer Empfänger untergeht, ist das Versenden von Remindern – zum einen, wenn sich der Empfänger noch nicht angemeldet hat und zum anderen, um die registrierten Teilnehmer an die bevorstehende Veranstaltung zu erinnern. Damit Ihre Zielgruppe nicht von zu vielen Remindern genervt ist, müssen Sie das richtige Maß finden. Eine gute Faustformel ist der Versand von ein bis drei Erinnerungen: Bei Webinaren etwa 24 Stunden und nochmal eine Stunde vor dem Event, bei Präsenzveranstaltungen können Sie die Zeiträume etwas längerfristiger setzen. Passen Sie den Text jedes Mal an und versuchen Sie, die Spannung zu steigern.

Ob schon für die Anmeldung oder erst nach dem Event: Nutzen Sie durch eine herzliche Dankesmail die Gelegenheit, sich für das Interesse zu bedanken und sich als sympathischer Geschäftspartner zu positionieren, der seine Kunden wertschätzt. Wie Sie sicher wissen, kann Sympathie viel bewirken und im Geschäftsleben im besten Fall dazu führen, dass eine starke Kundenbeziehung zur Weiterempfehlung führt.


Versenden Sie nur DSGVO-konforme Emails

Was das Thema Datenschutz betrifft, sollten Sie – anders als bei postalischen Mailings – beim Versand von Email Einladungen auf Nummer sicher gehen. Persönliche Daten wie Email Adressen dürfen Sie nur nach ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers speichern und müssen diese nachweisen können. Am besten ist es, Sie holen zuerst per Double Opt In Verfahren die Einwilligung ein und laden nur diejenigen Kunden und Geschäftspartner zu Ihrem Event ein, die vorher der Datenspeicherung und dem Erhalt werblicher Emails zugestimmt haben. Wie genau Sie dabei vorgehen, darüber müssen Sie sich nicht so arg den Kopf zerbrechen, wenn Sie eine moderne, DSGVO-konforme Softwarelösung nutzen.

Fazit: Einladungsmails können viel bewirken

Wenn Sie es schaffen, Ihre Kunden mit einer außergewöhnlichen Email Einladung für Ihr Event zu begeistern, werden sie wahrscheinlicher zusagen und auch teilnehmen. Und schon haben Sie den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel – wichtige Kunden langfristig zu binden und idealerweise weiterempfohlen zu werden – geschafft.

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