Die Ausgangssituation

Die elf Landesgesellschaften agierten bisweilen überwiegend autark, was sich unter anderem im Einsatz zahlreicher verschiedener Tools für Marketing und Vertrieb ausdrückte. Hinzu kam, dass die einzelnen Niederlassungen unterschiedlich erfahren im Umgang mit Marketingsoftware waren. Während einige Landesgesellschaften ausschließlich Newsletter versendeten, haben andere bereits komplexe Kampagnen umgesetzt, wie etwa Infinigate UK mit HubSpot. Ziel von Infinigate war es, einerseits mit dem länderübergreifendem bzw. gruppenweiten Einsatz von Microsoft Dynamics CRM eine Homogenisierung hinsichtlich des CRM-Systems zu realisieren. Andererseits war der IT-Distributor auf der Suche nach einer Marketing Automation-Lösung, die Hand in Hand mit dem CRM-System geht, zielgerichtetes personalisiertes Email Marketing vereinfacht, Lead Management automatisiert und sich perspektivisch auf die gesamte Infinigate Gruppe ausweiten lässt.

Die Anforderungen

„Wir haben sehr viel Zeit in die Evaluierung investiert“, berichtet Cornelia Plume, Leiterin Corporate Marketing der Infinigate Deutschland GmbH. „Der anfängliche Aufwand hat sich gelohnt. Denn mit Evalanche haben wir ein Tool gefunden, das unsere Anforderungen umfassend erfüllt.“ Eines der zentralen Must-haves bestand darin, dass eine tiefe Integration zwischen CRM-System und Marketing Automation-Lösung möglich ist. Evalanche verfügt über eine von SKIT entwickelte, umfangreiche Standardschnittstelle zu Microsoft Dynamics CRM. „Nicht nur die langjährige Kooperation zwischen SKIT und Evalanche hat uns überzeugt, sondern vor allem das Preis-Leistungs-Verhältnis“, unterstreicht Cornelia Plume. „Bei anderen Anbietern waren die Kosten für den Betrieb des Konnektors teilweise höher als für die Marketing Automation-Lösung selbst. Das kam für uns als mittelständisches Unternehmen nicht in Frage.“ Oliver Graf, IT-Projektleiter bei der Infinigate Holding GmbH, fügt hinzu: „Da wir einer der ersten großen Kunden waren, die eine neuentwickelte, erweiterte Konnektorversion von SKIT dringend benötigten, konnten wir dessen Entwicklung sogar ein Stück mitgestalten. Das hat mein IT-Herz regelrecht höherschlagen lassen.“

Weitere Must-haves: Mehrmandantenfähigkeit, Unique Identifier und Datenschutz

Daneben spielte die Mehrmandantenfähigkeit eine entscheidende Rolle. „Uns war es wichtig, dass sich unsere Landesgesellschaften als einzelne Accounts in der Lösung abbilden lassen“, erklärt Cornelia Plume. Eine weitere Anforderung war, dass die Email-Adresse nicht als einziger Unique Identifier fungieren darf, da im B2B-Umfeld häufig mit Funktionspostfächern (wie z. B. vertrieb@firma.de oder einkauf@firma.de) gearbeitet wird. Hier konnte Evalanche in Verbindung mit dem CRM-System seine Vorzüge ausspielen. Auch hinsichtlich des Datenschutzes wollte der IT-Security-Distributor keine Kompromisse eingehen. „Zwar zeigten sich unsere Kollegen in UK mit HubSpot zufrieden. Aber aus Datenschutzbedenken konnten und wollten wir die Nutzung nicht für weitere Ländergesellschaften ausbauen, da die Anforderungen an die DSGVO zum Zeitpunkt der Evaluierung nicht vollumfänglich erfüllt wurden“, betont Oliver Graf. Die Skalierbarkeit von Evalanche rundete das Lösungsangebot schließlich ab und bekräftigte Infinigates Entscheidung.

Die Umsetzung

Nachdem die Anforderungen geklärt waren, ging das Projekt Mitte 2019 in die Realisierung. „Zuallererst haben wir für Infinigate einen Prototyp aufgesetzt, um eine Testumgebung für die Anbindung an das CRM-System zu schaffen“, erklärt Christian Erbe, verantwortlicher Projektleiter bei SKIT. „Nach einer intensiven, rund 3-monatigen Testphase erfolgte im November 2019 der Go-Live in Deutschland, Österreich und der Schweiz, bei dem wir Microsoft Dynamics CRM über unseren Konnektor mit Evalanche verbunden haben.“ Durch den generischen Ansatz des Konnektors und die Verknüpfung mit Evalanche ist es möglich, Interessenten- und Kunden-Touchpoints auf der Website, wie Formulareintragungen, Whitepaper-Downloads etc. ins CRM-System zu synchronisieren, Scorings für das weitere Lead Nurturing zu vergeben und die Leads so für die Übergabe an den Sales vorzubereiten. Während das Herunterladen eines Download-Dokuments und die Anmeldung zu einem Webcast als großes bzw. profundes Interesse gewertet wird, gilt das Verweilen auf Leadpages und das Klicken von Newsletter-Beiträgen als kleines Interesse.

Für all diese Aktionen sind Scoring-Punkte in Evalanche hinterlegt, die beim Eintreten entsprechend vergeben werden. Ist der Kontakt in beiden Systemen bereits bekannt, laufen die Informationen des Lead Nurturing direkt und voll automatisiert in das CRM-System. Ist er noch unbekannt, klopft er quasi am CRM-System als Lead an, wird als neuer Eintrag erstellt und muss manuell qualifiziert werden. „Allein in Deutschland haben wir mehr als 30 Hersteller von IT-Security-Lösungen in unserem Portfolio“, erläutert Cornelia Plume. „Für viele Kunden ist logischerweise nur ein Bruchteil der Lösungen relevant. Umso wichtiger ist es, dass wir wissen, wer sich für welche Themen interessiert. Das Activity Scoring ist ideal, um genau das herauszufinden und die Interessenten mit den richtigen Contents zu versorgen. Durch das Zusammenspiel von Evalanche und Microsoft Dynamics CRM bekommen wir die goldenen Leads auf dem silbernen Tablett serviert.“