Anwenderbericht von Syntax Systems

Lead Management der Extraklasse! Wie Syntax mit Evalanche 50 % seines Neukundengeschäfts generiert

Was 2015 bei Syntax, internationaler IT-Dienstleister im Bereich Cloud-Services, mit einem Last-Minute-Weihnachtsmailing begann, kann sich heute als professionelle Marketing Automation samt mehrstufigem Lead Nurturing und ausgefeiltem Lead Scoring (mehr als) sehen lassen. Dank e-raumwerk, Experte für die Implementierung von Marketing Automation Prozessen, und Evalanche hat der IT-Spezialist sein Lead Management auf ein neues Level gehoben. Nicht nur, dass zahlreich vielversprechende Leads über die automatisierten Kampagnen die Sales Pipeline erreichen. Sie werden auch noch so gut „genurtured“, dass darüber 50 Prozent der Neukunden-Aufträge generiert werden.

Syntax ist ein international tätiger IT-Dienstleister, der sich im Bereich Cloud-Services und Consulting spezialisiert hat. Mit rund 1.500 Mitarbeitern an 15 Standorten weltweit, davon sieben in Europa, sechs in Amerika und zwei in China, unterstützt Syntax Unternehmen, insbesondere aus dem industriellen Mittelstand, bei ihren vielfältigen IT-Herausforderungen. Der IT-Spezialist weist seinen Kunden den Weg hin zu S/4Hana, hilft ihnen bei der digitalen Transformation durch SAP im Industrial IoT (Internet of Things) und liefert Beratung zum Betrieb von SAP in der Private-, Public- und Hybrid-Cloud. Dabei punktet Syntax nicht nur mit weitreichendem Know-how und langjähriger Erfahrung, sondern ist zudem mehrfach als Trusted Partner (SAP) anerkannt. Syntax-Kunden, zu denen unter anderem Heraeus, Julius Berger und NKT zählen, wissen immer, wie sie jetzt und in Zukunft optimalen Nutzen aus ihren IT-Investitionen ziehen können.

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PROJEKTFAKTEN:

  • Branche: IT-Service und Managed-Cloud
  • Unternehmen: Syntax Systems GmbH & Co. KG
  • Unternehmensgröße: ca. 1.500 Mitarbeiter
  • Projektschwerpunkte: Lead Generierung und Management, Marketing Automation
  • Beteiligte Systeme: Evalanche, Salesforce, HubEngine (Marini)
  • Highlights: Mehrstufiges Lead Nurturing und Scoring, Sales Automation
  • Ziele: Lead Management Prozesse schaffen, Sales Pipeline füllen und Neukundengeschäft generieren
  • Herausforderung: Lead Management und Marketing Automation von Null aus starten
  • Ergebnisse: Marketing Influence auf Sales Pipeline und 50% Neukundengeschäft

Lead Management der Extraklasse! Wie Syntax mit Evalanche 50 % seines Neukundengeschäfts generiert

PROJEKTFAKTEN:

  • Branche: IT-Service und Managed-Cloud
  • Unternehmen: Syntax Systems GmbH & Co. KG
  • Unternehmensgröße: ca. 1.500 Mitarbeiter
  • Projektschwerpunkte: Lead Generierung und Management, Marketing Automation
  • Beteiligte Systeme: Evalanche, Salesforce, HubEngine (Marini)
  • Highlights: Mehrstufiges Lead Nurturing und Scoring, Sales Automation
  • Ziele: Lead Management Prozesse schaffen, Sales Pipeline füllen und Neukundengeschäft generieren
  • Herausforderung: Lead Management und Marketing Automation von Null aus starten
  • Ergebnisse: Marketing Influence auf Sales Pipeline und 50% Neukundengeschäft

Was 2015 bei Syntax, internationaler IT-Dienstleister im Bereich Cloud-Services, mit einem Last-Minute-Weihnachtsmailing begann, kann sich heute als professionelle Marketing Automation samt mehrstufigem Lead Nurturing und ausgefeiltem Lead Scoring (mehr als) sehen lassen. Dank e-raumwerk, Experte für die Implementierung von Marketing Automation Prozessen, und Evalanche hat der IT-Spezialist sein Lead Management auf ein neues Level gehoben. Nicht nur, dass zahlreich vielversprechende Leads über die automatisierten Kampagnen die Sales Pipeline erreichen. Sie werden auch noch so gut „genurtured“, dass darüber 50 Prozent der Neukunden-Aufträge generiert werden.

Syntax ist ein international tätiger IT-Dienstleister, der sich im Bereich Cloud-Services und Consulting spezialisiert hat. Mit rund 1.500 Mitarbeitern an 15 Standorten weltweit, davon sieben in Europa, sechs in Amerika und zwei in China, unterstützt Syntax Unternehmen, insbesondere aus dem industriellen Mittelstand, bei ihren vielfältigen IT-Herausforderungen. Der IT-Spezialist weist seinen Kunden den Weg hin zu S/4Hana, hilft ihnen bei der digitalen Transformation durch SAP im Industrial IoT (Internet of Things) und liefert Beratung zum Betrieb von SAP in der Private-, Public- und Hybrid-Cloud. Dabei punktet Syntax nicht nur mit weitreichendem Know-how und langjähriger Erfahrung, sondern ist zudem mehrfach als Trusted Partner (SAP) anerkannt. Syntax-Kunden, zu denen unter anderem Heraeus, Julius Berger und NKT zählen, wissen immer, wie sie jetzt und in Zukunft optimalen Nutzen aus ihren IT-Investitionen ziehen können.

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Sophie Westphal, Head of Marketing Europe der Syntax Systems GmbH & Co. KG  (Quelle: Syntax Systems GmbH  & Co. KG)

Sophie Westphal, Head of Marketing Europe der Syntax Systems GmbH & Co. KG (Quelle: Syntax Systems GmbH & Co. KG)

Die Ausgangssituation

Als Syntax im Dezember 2015 plante, ein Weihnachtsmailing an (potenzielle) Kunden zu versenden, gestaltet sich das schwieriger als zunächst angenommen. Zwar hatte sich das IT-Unternehmen bereits vor längerer Zeit mit Evalanche ein leistungsstarkes E-Mail-Marketing- und Marketing Automation-Tool ins Haus geholt. Jedoch blieb es bislang bei der Anschaffung. Folglich war Evalanche weder mit entsprechenden Daten gespeist, noch war Syntax mit dessen Bedienung vertraut. Hinzu kam, dass damals kurz vor Weihnachten die personellen und zeitlichen Ressourcen stark eingeschränkt waren. „Auf Empfehlung von SC-Networks haben wir uns mit unserem Anliegen an e-raumwerk gewandt“, erinnert sich Sophie Westphal, Head of Marketing Europe der Syntax Systems GmbH & Co. KG. „Bei dem Team rund um Marcus Köhler hatten wir direkt ein gutes Gefühl. Wir waren sofort auf Augenhöhe und haben dieselbe Sprache gesprochen.“ Mit der Unterstützung von e-raumwerk, die das E-Mail-Marketing inklusive der Datenbereinigung quasi von Null an aufgezogen haben, ging das Weihnachtsmailing schließlich erfolgreich raus. Das war für Syntax die Initialzündung, um sich stärker mit den Themen Marketing Automation und vor allem Lead Marketing zu befassen. Denn darin sah der Managed Cloud-Provider großes Potenzial, seine Lead Generierung voranzutreiben und neue Projekte für seine Consultants zu gewinnen.

Die Anforderungen

„Für uns hat sich nie die Frage gestellt, ob wir weiterhin Evalanche oder ein anderes Tool nutzen wollen“, betont Manuel Kehder, Senior Marketing Manager Campaign Automation bei Syntax Systems GmbH & Co. KG. „An Evalanche hatte uns schon damals gefallen, dass es von einem deutschen Anbieter kommt und in deutschen Rechenzentren betrieben wird – insbesondere weil das Thema Datenschutz mittlerweile unverzichtbar geworden ist. Wichtig war uns zudem, ein Tool zu haben, dass sich mit ein bisschen Erfahrung einfach selbst bedienen lässt, sodass wir uns nicht von einem externen Dienstleister abhängig machen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis von Evalanche hat einfach gestimmt.“

Juan Manuel Kehder, Senior Marketing Manager Campaign Automation bei der Syntax Systems GmbH & Co. KG (Quelle: Syntax Systems GmbH & Co. KG)

Juan Manuel Kehder, Senior Marketing Manager Campaign Automation bei der Syntax Systems GmbH & Co. KG (Quelle: Syntax Systems GmbH & Co. KG)

Marcus Köhler, Geschäftsführer und Gründer der e-raumwerk GmbH (Quelle: e-raumwerk GmbH)

Marcus Köhler, Geschäftsführer und Gründer der e-raumwerk GmbH (Quelle: e-raumwerk GmbH)

Die Umsetzung

Um im Bereich Marketing Automation Fuß zu fassen, galt es, Schritt für Schritt vorzugehen. „Wir haben uns weniger auf die Technologie an sich, sondern mehr auf die eigentlichen Prozesse fokussiert“, erklärt Marcus Köhler, Geschäftsführer und Gründer der e-raumwerk GmbH. „Diesen Rat geben wir stets all unseren Kunden. Er hat sich in der Praxis bewährt.“ Daran anknüpfend sind Marketing, Inside Sales und Sales an einem Tisch zusammengekommen, um gemeinsam klare Definitionen zu schaffen, Prozesse zu definieren und Ziele auszuformulieren. Hierbei wurde insbesondere die Lead-Übergabe, die häufig einen kritischen Punkt zwischen Marketing und Sales darstellt, diskutiert und ein ausführlicher Prozess festgelegt. Zugleich haben Syntax und e-raumwerk ein Service-Level-Agreement (SLA) ausgearbeitet, in dem Leistungen und Zuständigkeit vereinbart sind.

Von dynamischen Mailing-Templates und einem umfangreichen Download-Center

Nachdem die Rahmenbedingungen abgesteckt waren, ging es content- und technologieseitig ans Eingemachte. Um fortan Mailings verschicken zu können, die voll und ganz den Vorstellungen von Syntax entsprechen, hat der Managed Cloud-Provider gemeinsam mit e-raumwerk Anforderungen entwickelt, diese im Standard-Template umgesetzt und so ein individuelles Template kreiert. Ein besonderes Augenmerk lag darauf, dass sich Content dynamisch generieren lässt. Darauffolgend wurde ein Download-Center auf der Website geschaffen, das nutzwertige Contents zu den fünf Kernbereichen von Syntax, also Cloud, Internet of Things & Industrie 4.0, Application Management Services, SAP
Services und Digital Workplace, bereitstellt. Gegen Angabe von Kontaktdaten können Interessierte und potenzielle Kunden kostenfrei zahlreiche Whitepaper, Studien und Webinaraufzeichnungen herunterladen. „Unser Download-Center basiert komplett auf Evalanche“, führt Manuel Kehder aus. „Füllt ein Interessent ein Formular aus und schickt es ab, fließen seine Daten direkt in Evalanche. Wir sehen nicht nur, welchen Content er sich heruntergeladen hat und von welcher Landingpage er kommt. Seine Handlung setzt zugleich eine automatisierte Kampagne samt mehrstufigem Lead Nurturing und Scoring in Gang, natürlich erst nach einem bestätigten Double-Opt-in.“

Download-Center mit nutzwertigen Contents. (Quelle: Syntax Systems)

Mit Activity Scoring lassen sich „heiße“ Leads herausfiltern. (Quelle: Syntax Systems)

Mehrstufiges Lead Nurturing und Scoring muss sein

Insgesamt gibt es fünf automatisierte Kampagnen, auch Core-Initiativen genannt. Während die Core-Initiativen aus den Bereichen IoT & Industrie 4.0, Application Management Service, SAP HANA und Digital Workplace über einen 3-stufigen Lead Nurturing Prozess verfügen, wartet die Kampagne rundum das Thema Cloud mit ganzen fünf Stufen auf. Mittels Facebook-, Google- und LinkedIn-Ads werden die Inhalte beworben und Interessierte auf die entsprechende Landingpage geführt. Startpunkt der jeweiligen Core-Initiative ist der Download eines beliebigen Contents aus dem Themenbereich. Abgefragte Datenfelder, wie Branche, und Domain-Kennungen werden nach festgelegten Parametern
automatisch geprüft und Leads so als geeignet oder ungeeignet eingestuft.

„Lädt sich beispielsweise ein Student eines unserer Whitepaper herunter, erkennt Evalanche dies anhand seiner E-Mail-Adresse. Da Studenten nicht zu unserer Zielgruppe gehören, wird er als Lead disqualifiziert und durchläuft nicht das Lead Nurturing“, erläutert Manuel Kehder. Dagegen erhält ein qualifizierter Lead eine Woche später ein Mailing, das ihn vertiefende Contents anbietet sowie zusätzlich auf interessante Themen und Produkte aufmerksam macht. Klickt er diese, folgt darauf ein weiteres Mailing. Tut er es nicht oder öffnet das Mailing erst gar nicht, triggert das eine Reminder-Mail. Lädt sich der Interessent einen Content aus einer der anderen Core-Initiativen herunter, kann er in diese Kampagne übergehen. Im Zuge der Leadqualifizierung werden zudem definierte Scoring-Werte für Aktionen vergeben. Für den ersten Content-Download erhält ein potenzieller Neukunde 25 Punkte und gilt damit als „kalter“ Lead. Jeder weitere Download gibt 25 Punkte und das Anklicken einzelner Mailing-Beiträge fünf Punkte. Als „warm“ gilt ein Lead im Bereich von 25 bis 49 Punkten und als „heiß“, wenn er 49 Punkte übertrifft.

Lead Routing mit Evalanche

Der Erfolg des Lead Managements im B2B steht und fällt mit dem Lead Routing, also der reibungslosen Übergabe qualifizierter Leads vom Marketing an den Vertrieb. Unterlaufen einem B2B-Unternehmen an diesem kritischen Punkt Fehler, verliert es kurz vor der Ziellinie potenzielle Kunden – selbst, wenn diese dank Lead Nurturing und Lead Scoring vertriebsreif sind. Mit Evalanche lässt sich der Prozess der Leadübergabe – sowohl inhaltlich als auch technisch – digitalisieren und automatisieren. So kann das Lead Routing in Form einer Reporting-E-Mail erfolgen, die alle relevanten Lead-Informationen enthält und die Evalanche automatisch an den Vertriebsleiter oder einen passenden Sales-Mitarbeiter versendet, wenn die Bedingung für die Vertriebsreife erfüllt ist. Das kann entweder bei Erreichen eines bestimmten Lead-Scores oder bei einer konkreten Aktion des Leads, zum Beispiel einer Demo-Anfrage, geschehen. Eine weitere Möglichkeit ist, die Leadübergabe mittels einer Schnittstelle zwischen Evalanche und dem CRM-System zu realisieren. Evalanche bietet dafür zahlreiche APIs und Konnektoren. Datenbereinigung, Datenmapping und Echtzeitsynchronisation bis hin zu definierbaren Synchronisationsintervallen stellen eine reibungslose Interaktion und lückenlose Informationen sicher.

Integrations-Icon

Heiße Leads wandern direkt ins CRM

Erreicht ein potenzieller Kunde 50 Punkte, fließt er von Evalanche automatisch in Salesforce, das über die HubEngine von Marini angebunden ist, und wird als Lead angelegt. Ein ausführliches Reporting gibt dem Sales Aufschluss darüber, über welchen Ad der Interessent gekommen ist, welchen initialen Download er getätigt hat, seine Aktivitätenhistorie und was seine letzte Aktivität und/oder sein letzter Download war.
Um einen zeitnahen Abschluss sicherzustellen, hat Syntax weitere Prozesse eingerichtet. So sind für die einzelnen Bereiche individuelle Zeiträume definiert, etwa für Consulting vier Wochen und für Cloud-Services 18 Monate. Werden die Leads in dieser Zeit nicht abgeschlossen, wandern sie – inklusive Angabe des Grunds – wieder in Evalanche. Ihr Score wird zurückgesetzt und der Kontakt wieder von Neuem genurtured.

Die Vorteile

„Unser gestecktes Ziel, die Lead Generierung mithilfe von Marketing Automation voranzutreiben und neue Projekte für unsere Consultants zu gewinnen, haben wir mehr als erfüllt“, freut sich Sophie Westphal. „Wir haben nicht nur einen nachweislichen Marketing Influence auf die Sales Pipeline. Vielmehr speisen sich 50 Prozent unseres Neukundengeschäfts aus dem Lead Marketing. Diesen Erfolg verdanken wir nicht zuletzt der tatkräftigen Unterstützung durch e-raumwerk sowie natürlich dem innovativen und benutzerfreundlichen Marketing Automation-Tool Evalanche.
Alles, was Evalanche bislang gelauncht hat, hatte stets Hand und Fuß.“ Für die Zukunft plant Syntax den hohen Standard ihrer automatisierten Kampagnen zu halten und weitere Performance-Steigerungen sowie Optimierungen vorzunehmen. Ein großer Zukunftstraum des Managed Cloud-Providers besteht außerdem darin, eine umfangreiche Datenplattform einschließlich Business-Daten aufzubauen, um eine noch höhere Datenqualität sicherzustellen und potenzielle Kunden noch besser zu betreuen – getreu dem Motto: „Dream big, start small, act now.“

Wir sind stolz darauf, dass uns über 5.000 Kunden jeden Tag ihr Vertrauen schenken - und das bereits seit vielen Jahren. Ob Großunternehmen, Mittelständler oder Agentur - wir legen Wert auf jeden einzelnen und geben unseren Kunden nicht nur ein exzellentes Tool, sondern auch einen Top-Service. Wie unsere Kunden und Partner spezifischen Herausforderungen mit Evalanche lösen konnten, lesen sie hier: > Alle Anwenderberichte

Schnell und einfach – Probieren Sie es aus!

Gleich welche Herausforderung Sie haben, Sie sollten die Möglichkeiten von Evalanche jetzt kennenlernen!

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