Checklisten für das Impressum im Newsletter

Wer „Telemedien geschäftsmäßig“ anbietet, ist an gesetzlich vorgeschriebene Informationspflichten gebunden. Telemedien, das sind elektronische Informations- und Kommunikationsdienste. Als Internetdienste zählen auch Websites und Newsletter zu den Telemedien, die über ein Impressum offenlegen müssen, wer sie bereitstellt. Wie aber muss das Newsletter Impressum gestaltet sein?

    § 5 Abs. 1 des Telemediengesetzes (TMG) schreibt vor, dass Anbieter von geschäftsmäßigen, in der Regel gegen Entgelt angebotenen Telemedien bestimmte Informationen liefern müssen. Wer lediglich zu privaten Zwecken Newsletter versendet oder Websites betreibt, gehört nicht dazu. „Geschäftsmäßig“ ist ein Telemedium dann, wenn es zumindest mittelbar dazu dient, Umsatz zu erzielen. Ob das tatsächlich passiert, ist ohne Belang. Es muss zum Beispiel über einen Newsletter nicht direkt etwas verkauft werden, damit er geschäftsmäßig ist. Es reicht aus, dass er Inhalte bereithält, die am Ende das eigene Geschäft fördern sollen – auch nur, um die Bekanntheit einer Marke zu steigern oder die Kundenbindung zu stärken. Verschickt ein Freiberufler einen geschäftlichen Newsletter, ist das also keine private, sondern eine geschäftsmäßige Handlung.

Was ist das Impressum?

Im Alltagsgebrauch spricht man von „Webimpressum“ im Kontext jener Informationen, die gemäß TMG auf der Website anzugeben sind. Der Begriff Impressum stammt aus dem Druckwesen und geht zurück auf das lateinische imprimere (hinein-, aufdrücken). Zeitungen und Zeitschriften benötigen seit Jahrhunderten ein Impressum, das die Verantwortlichen nennt. Das TMG spricht nicht ausdrücklich von Websites oder Newslettern, sondern nur allgemein von „Telemedien“. Aus den Formulierungen wird aber deutlich, dass sowohl Websites als auch geschäftliche E-Mails ein Impressum haben müssen.

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Wie binde ich das Impressum in den Newsletter ein?

Das TMG gibt vor, dass die Informationen über den Versender eines Newsletters „leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten“ sein müssen. Darum ist das Impressum klar als solches zu kennzeichnen. Als Überschriften eignen sich folgende Begriffe:

  • Impressum
  • Webimpressum
  • Anbieterkennzeichnung
  • Kontakt

Hier sei angemerkt, dass der Begriff „Impressum“ am gebräuchlichsten und damit am leichtesten verständlich ist.

Bei der Integration des Newsletter-Impressums können Sie wählen, ob Sie das Impressum direkt in Ihre E-Mail einbinden oder ob Sie im Newsletter nur Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer angeben und für alle weiteren Informationen auf das vollständige Impressum Ihrer Website verlinken. Sie gehen jedoch auf Nummer sicher, wenn Sie das Impressum direkt in den Newsletter einbinden, üblicherweise einfach zugänglich im Footer beziehungsweise am Ende der E-Mail.

Darauf sollten Sie beim Newsletter-Impressum achten:

  1. Verwenden Sie die Überschrift „Impressum“.
  2. Achten Sie darauf, dass Schriftart, Farbe und Größe deutlich und gut lesbar sind.
  3. Binden Sie das Impressum als echten Text ein, nicht als Bild oder Skript.
Beispiel Newsletter Impressum

Beispiel eines Newsletter Impressums

Checkliste: Diese Informationen gehören ins Newsletter-Impressum

Diese Frage lässt sich nicht allgemeingültig beantworten, d.h. es gibt keinen allgemein gültigen Mustertext für das Newsletter Impressum. Welche Informationen zu veröffentlichen sind, hängt davon ab, welchen Beruf Sie ausüben, welche Art von Unternehmen Sie betreiben und welches Ziel Sie mit dem Newsletter-Versand verfolgen.

Dementsprechend sollte das Impressum gemäß §§ 5 und 6 TMG folgende Angaben beinhalten:

  • Name bzw. Firma & ladungsfähige Anschrift des Betreibers (Postfach genügt nicht)
    Bei juristischen Personen außerdem: deren Rechtsform und Name/n des/der Vertretungsberechtigten und ggf. Angaben zum Stamm- oder Grundkapital
  • E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Ist Ihre Tätigkeit zulassungspflichtig: Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde (etwa bei Gastronomiebetrieben, Maklern, Banken, Bauträgern, Anwälten, Ärzten und Fahrschulen)
  • Sofern zutreffend: Handelsregister, Vereinsregister, Partnerschaftsregister bzw. Genossenschaftsregister, in das die Betreiber eingetragen sind; außerdem die Registernummer
  • Bei Handwerkern, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Architekten und Ärzten etc. Angaben über
    • die Kammer, der Sie angehören
    • die gesetzliche Berufsbezeichnung und den Staat, in dem Sie diese erworben haben,
    • die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen und einen Hinweis auf deren Zugänglichkeit (Link zu den Regelungen, z.B. bei der Handwerkskammer)
  • Sofern vorhanden: Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Sofern vorhanden: Wirtschafts-Identifikationsnummer

Die Impressumspflicht gilt auch für Geschäftsbriefe, zu denen E-Mails zählen.

Gemäß

  • 35a GmbHG (Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung), § 80 Abs. 1 AktG (Aktiengesetz) sowie § 37a HGB (Handelsgesetzbuch) müssen Briefe jeglicher Form an einen bestimmten Empfänger – abhängig von der jeweiligen Rechtsform – folgende Angaben beinhalten:
  • Sitz der Gesellschaft
  • Vor- und Nachnamen von Geschäftsführern, Aufsichtsratsvorsitzenden und Vorständen
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Die Impressumspflicht sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Verstöße gegen die Auflagen des TMG können gemäß §16 Abs. 2 TMG mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Im Falle eines fehlenden oder unvollständigen Impressums droht jederzeit die Gefahr einer Abmahnung durch Mitbewerber.

Das Telemediengesetz im Wortlaut: www.gesetze-im-internet.de/tmg

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Über den Autor:
Raphaela Bohl

Raphaela Bohl ist Digital Marketing Managerin bei SC-Networks. Sie ist verantwortlich für die Koordination und Gestaltung der vielfältigen Kommunikationsmaßnahmen rund um Evalanche. Dazu zählt das Veranstaltungsmanagement sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung der Online Marketing Maßnahmen zur Neukundengewinnung und Kundenbindung. Darüber hinaus verantwortet sie die Redaktion und Erstellung der verschiedenen Zielgruppen-Newsletter.

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