Mitarbeiter Newsletter – Tipps zur Optimierung der internen Kommunikation

Es ist so eine Sache mit der internen Kommunikation. Sie ist unverzichtbar und komplex. Dabei gibt es Möglichkeiten, die Komplexität zu senken: Über Mitarbeiter Newsletter halten Sie Ihre Kollegen auf dem Laufenden. Denn ab einer bestimmten Größe und Struktur funktioniert der viel beschworene Flurfunk nicht mehr – oder er verselbstständigt sich. Wichtige Informationen schaffen es nicht, Abteilungs- oder Standortgrenzen zu überwinden – mit entsprechend negativen Folgen. Hier finden Sie konkrete Tipps für Themen in Ihrem internen Newsletter und erfahren, welchen Mehrwert dieser für Ihr Unternehmen bieten kann. Intern zu kommunizieren, ist für viele Unternehmen eine komplexe Herausforderung.

Welche Themen passen für den Mitarbeiter Newsletter?

Es gibt viele Anlässe, um einen internen Newsletter zu versenden. Hier finden Sie Vorschläge für interessante Inhalte eines internen Newsletters:

  • Vorstellung neuer Mitarbeiter
  • Information über Änderungen am Produkt bzw. Serviceangebot
  • Kundenveranstaltungen und wichtige Termine
  • Jubiläen und persönliche Ereignisse wie Geburt und Hochzeit
  • Gesetzliche oder personelle Veränderungen
  • Strukturelle Veränderungen (neuer Geschäftsbereich, neue Niederlassung etc.)
  • Spannende Neukunden
  • Anstehende interne und externe Veranstaltungen (Meetings, Events, Messen, Weiterbildungen etc.)
  • Angebote für Mitarbeiter (Rabatte im Mitarbeiter-Shop, gemeinsamer Sportkurs)
  • Wichtige Presseveröffentlichungen
  • Geplante Wartungsarbeiten oder Störungen
  • Kantinenplan
  • Mitarbeiterbefragung

Um besonders wichtige Informationen zu kommunizieren, wie etwa einen Wechsel in der Geschäftsführung, empfiehlt es sich, einen monothematischen Newsletter zu verschicken. Hinweise auf den Kantinenplan oder Rabatte können Unternehmen in einem themenübergreifenden Mitarbeiter Newsletter zusammenfassen. Wie Sie Themen für Ihren Newsletter finden und einen Redaktionsplan erstellen, erfahren Sie in unserem Beitrag Geniale Newsletter-Themen für Ihren Newsletter-Redaktionsplan.

Welche Formate eignen sich für einen Mitarbeiter Newsletter?

Abwechslung ist bei einem firmeninternen Newsletter das A und O. Neben den Themen lassen sich auch die Formate variieren. Es ist möglich, folgende Textgenres in einen Mitarbeiter Newsletter zu integrieren oder darauf zu verweisen:

  • Visueller Content: Bilder, (Info-)Grafik, Collage, Slideshow
  • Datenblatt
  • Fact Sheet
  • Studie, Umfrage
  • Checkliste
  • Anleitung

Wie Sie einen Newsletter erstellen, verrät unser Beitrag Erfolgreiche Newsletter erstellen – Tipps für die Optimierung.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um einen Mitarbeiter Newsletter zu versenden?

Für Mailings an externe Stakeholder wie Kunden und Partner gilt donnerstagvormittags als optimaler Versandzeitpunkt. Bei einem internen Newsletter sieht das anders aus. Untersuchungen zufolge ist die Wahrscheinlichkeit, dass möglichst viele Mitarbeiter einen solchen Newsletter lesen, am Wochenanfang, also montags und dienstags, am höchsten. Verschicken Unternehmen ihren ihn am Morgen, liegt die E-Mail weit oben im Posteingang – und der Mitarbeiter nimmt sie besonders gut wahr. Außerdem planen viele Arbeitnehmer zum Wochenstart ihre Aufgaben und berücksichtigen dabei die Informationen aus dem Newsletter.

Einen Mitarbeiter Newsletter donnerstags oder freitags zu verschicken, ist keine gute Idee. Insbesondere am Freitagnachmittag sind manche Kollegen bereits im vorgezogenen Wochenende. Andere wähnen sich zumindest gedanklich schon in ihrer Freizeit. Nicht zu vergessen sind jene Mitarbeiter, die enge Deadlines haben und unter Zeitdruck stehen. Ihnen bleibt kurz vor dem Wochenende keine Zeit, eine Mitarbeiter Newsletter zu lesen.

Wie häufig sollten Mitarbeiter Newsletter versendet werden?

Neben dem Zeitpunkt ist auch die Versandfrequenz wichtig. Um kein genervtes Augenrollen beim Adressaten hervorzurufen, sollten Sie keine täglichen Versendungen machen. Seine Mitarbeiter einmal wöchentlich zu informieren, ist ein guter Anhaltspunkt.

Können sich die Kollegen darauf verlassen, immer am Wochenbeginn ihren Mitarbeiter Newsletter zu erhalten, erwarten sie diesen im besten Fall bereits und planen für die Lektüre vorab etwas Zeit ein.

Um das zu honorieren, sollte er eher kurzgehalten sein und die Mitarbeiter überblicksartig informieren. Die Empfänger nach Themen, Qualifikationen oder Abteilungen zu segmentieren, ist übrigens auch bei einem Mitarbeiter Newsletter sinnvoll.

Welche Vorteile bietet ein Mitarbeiter Newsletter?

Natürlich verursacht es einen gewissen Aufwand, einen firmeninternen Newsletter zu verschicken. Doch die Mühen halten sich in Grenzen, wenn Unternehmen ihren allgemeinen Kunden-Newsletter als Basis nehmen und entsprechend anpassen. Üblicherweise ist das Template in einer Email Marketing Software bereits angelegt, sodass Marketiers die jeweiligen Inhalte einfach austauschen und den Verteiler anpassen können.

Idealerweise gibt es einen zentralen Redaktionsplan, in dem Mitarbeiter aus Geschäftsführung, Personalabteilung, Marketing, Vertrieb, Buchhaltung etc. potenzielle Themen sammeln. Dann ist ein Mitarbeiter Newsletter ein wirkungsvolles Instrument, das diese und viele weitere Vorteile eröffnet:

  • Mitarbeiter informiert halten
  • Neue Mitarbeiter besser onboarden
  • Mitarbeiter in Change-Prozesse einbeziehen
  • Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen stärken
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter stärken
  • Mitarbeiter zu Markenbotschaftern machen

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Über den Autor:
Barbara Marx

Barbara Marx ist Junior Digital Marketing Managerin bei SC-Networks und hat in München Tourismusmanagement, mit Schwerpunkt Digital Marketing, studiert. Bei SC-Networks ist sie für die Newslettererstellung und -planung sowie die Organisation der Sponsoring Events zuständig. Außerdem unterstützt sie bei der Redaktion des Blogs und der Optimierung verschiedener Online Marketing Maßnahmen und Prozesse.

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