Email Footer erstellen: So holen Sie mehr aus der Fußzeile heraus

Jeder Online-Marketer nutzt ihn, doch kaum jemand beachtet ihn wirklich: den Email Footer von Mailings und Newslettern. Kein Wunder, denn schließlich beinhaltet der Textblock am unteren Ende eines Mailings oder Newsletters – neben Namen und Unternehmen des Absenders – meist nur notwendige Pflichtangaben. Dabei wird das wahre Potenzial des Email Footer verkannt. Schenken Sie ihm deshalb die Aufmerksamkeit, die ihm gebührt.

Was ist ein Email Footer?

Der Email Footer, oftmals auch Email Signatur genannt, ist der letzte Absatz einer Email, eines Mailings oder Newsletters. Wie der Name schon sagt, befindet er sich in der Fußzeile der Nachricht und ist also vom Hauptteil der Email separiert. Zum einen enthält der Textblock Pflichtangaben, die für das Impressum der jeweiligen Organisation vorgeschrieben sind. Zum anderen bietet er jede Menge kreativen Spielraum, um über Bilder, Hyperlinks und Call-to-Actions (CTAs) Zusatzinformationen zu transportieren und so einen Mehrwert zu generieren.

Zwar ist die Betreffzeile das eröffnende Element Ihrer Email. Doch richtig genutzt, ist auch ein Email Footer Gold wert, um beim Empfänger einen besonderen Eindruck zu hinterlassen. Daher ist es keinesfalls Zeitverschwendung, sich mit der Perfektionierung des Email Footer zu befassen. Dabei können sogar die Pflichtangaben – gut strukturiert und grafisch ansprechend gelayoutet – dazu beitragen, beim Empfänger zu punkten. Doch viel interessanter für das Email Marketing ist es, den Email Footer gekonnt als Werbemittel zu nutzen.

Sie können beispielsweise

  • spannende Informationen hervorheben,
  • Produkte bewerben,
  • Ihr Unternehmen als Marke präsentieren, oder
  • den persönlichen Kontakt anregen.

Fakt ist, dass nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte Eindruck im Gedächtnis haften bleibt. Und das ist in diesem Fall der Email Footer. Umso besser, wenn er nicht nur zufriedene Kunden in ihrer Wahrnehmung bestätigt, sondern auch noch bei der Leadgenerierung hilft.

In Deutschland gilt ein Email-Newsletter als Telemedium und unterliegt deshalb der Impressumspflicht. Diese gilt auch für geschäftliche Emails ohne dass sie (regelmäßig) als Newsletter versandt werden. Zu beantworten ist also die Frage, welche Angaben das Impressum im Email Footer beinhalten muss. Hierfür gibt es keine allgemeine Antwort, denn die Vorschriften sind abhängig davon, welchen Beruf Sie ausüben, welche Art von Unternehmen Sie betreiben und welches Ziel Sie mit dem Newsletter-Versand verfolgen.

Dementsprechend sollte das Impressum gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG) folgende Angaben beinhalten:

  • Name der Person oder des Unternehmens
  • Anschrift
  • Email-Adresse
  • ggf. Rechtsform und Name/n des/der Vertretungsberechtigten
  • ggf. Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde
  • ggf. Name und Registernummer des Eintrags im Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister
  • ggf. Angaben zur Kammer, zur Berufsbezeichnung
  • ggf. Link zu berufsrechtlichen Regelungen
  • ggf. Umsatzsteuer- und Wirtschaftsidentifikationsnummer

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie die Vorschriften für Ihr Business direkt im Gesetz unter http://www.gesetze-im-internet.de/tmg/ nachlesen oder sich rechtliche Beratung holen.

Nicht nur für das Impressum, sondern auch für die An- und Abmeldung von Email-Newslettern gibt es strenge Gesetzesvorgaben. Während Sie laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Anmeldung von Empfängern für Ihren Newsletter nicht mehr um das Double-Opt-in-Verfahren herumkommen, müssen Sie auch eine deutlich sichtbare Möglichkeit zur Abmeldung vorsehen. Nehmen Sie deshalb auf jeden Fall einen Abmeldelink in Ihren Email Footer auf. Und wenn der (ehemalige) Abonnent den Abmeldeprozess als einfach und positiv erfährt, überlegt er es sich vielleicht sogar nochmal anders bzw. ist später eher bereit, Ihren Newsletter erneut zu abonnieren. Achten Sie deshalb darauf, den Vorgang so kundenfreundlich wie möglich zu gestalten und verwenden Sie keine Noreply-Adressen.

Der Email Footer kann deutlich mehr sein als ein langweiliger Textblock, der nur Pflichtangaben enthält. Nutzen Sie gekonnt sein Marketingpotenzial, indem Sie wirkungsvolle Elemente einbinden, die Sie ganz nach Lust und Laune kombinieren können – selbstverständlich ohne den Email Footer zu überfrachten. Dabei sollten Sie auf eine klare, übersichtliche Struktur achten. Und nicht nur beim Text, sondern auch beim Design gilt das KISS-Prinzip: Keep it short and simple! Nachfolgend finden Sie nützliche Tipps, wie Sie Ihren Email Footer deutlich aufwerten:

  1. Markenidentität und Social Proof transportieren
    Stellen Sie Ihre Marke kurz in Bullet Points dar und transportieren Sie – falls es zu Ihrer Organisation passt – den Social Proof anhand einer Aussage wie „Deutschlands größter Anbieter von…“ oder mit einer offiziellen Auszeichnung wie „Great Place to Work“ oder durch die grafische Darstellung von Bewertungssternchen von Google, Kununu oder anderen Bewertungsportalen.
  1. Umfassenden und nahbaren Service zusichern
    Geben Sie eine Hotline und Service-Email-Adresse an – inklusive der Erreichbarkeiten oder Öffnungszeiten – und signalisieren Sie Offenheit und Servicebereitschaft.
  1. Ins Adressbuch aufnehmen lassen
    Bitten Sie den Empfänger darum, die Absenderadresse Ihres Newsletters dem Adressbuch oder der Liste der sicheren Empfänger hinzuzufügen. So erreichen Sie zwei Ziele: Ihr Newsletter landet sicher nicht im Spam-Ordner und der Empfänger fühlt sich mehr an den Newsletter gebunden.
  1. Zusatzleistungen wie unternehmenseigene Anwendungen bewerben
    Sie haben eine unternehmenseigene App oder eine andere digitale Anwendung? Dann eignet sich der Email Footer perfekt, diese zu bewerben und Ihre Kunden darüber zu informieren, wo sie sich diese herunterladen können oder wo sie auffindbar ist – am besten mit direktem Link.
  1. Zum Networking einladen
    Die Buttons zu LinkedIn, Instagram & Co. Sind fast schon ein alter Hut, doch nicht so im Email Footer. Nutzen Sie auch die Fußzeile Ihrer Email dafür, dem Kunden die Möglichkeit zu bieten, sich mit Ihnen zu vernetzen.
  1. Call-to-Actions (CTAs) einbauen
    CTAs sind Handlungsaufforderungen, die Sie mit so gut wie allen Elementen kombinieren können. Ein „Entdecken Sie unsere App“ oder „Folgen Sie uns auf LinkedIn“ wirkt stärker, als nur die Buttons für die eigene App oder die Social Media Kanäle aufzunehmen. Natürlich gehören CTAs nicht nur in den Email Footer, sondern vor allem auch in den Hauptteil Ihres Newsletters.
  1. Um Weiterempfehlung bitten
    Sicherlich kennen Ihre Empfänger Freunde, Bekannte oder Geschäftspartner, die sich für dieselben Themen interessieren. Warum sie dann nicht um eine Weiterempfehlung Ihres Newsletters bitten? Empfehlungsmarketing wirkt sehr stark und ist in Bezug auf Ihren Newsletter ein Marketingtool, das Sie im besten Fall dabei unterstützt, neue Leads zu generieren. Bieten Sie den Link zur Anmeldeseite gleich mit an.
  1. Feedback einholen
    Das beste Mittel, Ihren Newsletter noch passgenauer für Ihre Zielgruppen zu gestalten, ist das Feedback Ihrer Empfänger. Fragen Sie deshalb aktiv danach und beziehen Sie es dann auch ehrlich in Ihre Arbeitsweise ein.

Was nützt der beste Email Footer, wenn er verzerrt, zu groß, zu klein oder schlecht lesbar beim Empfänger ankommt? Das kann passieren, wenn Sie Fehler bei der Formatierung begehen. Damit nicht nur der Hauptteil Ihres Newsletters, sondern auch der Email Footer seine Ziele nicht verfehlt, sollten Sie vor allem diese Punkte beachten:

Dos Don'ts
Responsive Design
Die Mehrzahl aller Nutzer öffnet Emails von mobilen Geräten aus. Achten Sie also darauf, dass sich Ihr Newsletter inklusive Email Footer automatisch an eine Reihe von Bildschirmgrößen anpasst.
Bildformate
Nutzen Sie kein Bildformat für die Signatur, denn dadurch wird die Email sehr groß und die Signatur könnte entweder als separater Anhang gespeichert und/oder automatisch von der Firewall blockiert werden. Wenn der Email Footer ein Bild ist, kann der Empfänger auch nicht auf darin enthaltene Informationen zugreifen oder diese herauskopieren. Und Sie wollen ja gerade, dass der Leser die Inhalte – ob Kontakt-Email oder Abmeldelink – so einfach wie möglich nutzen kann.
Aufmerksamkeitssteuerung
Gestalten Sie den Email Footer so, dass er die Aufmerksamkeit automatisch auf das Wesentliche lenkt. Tabellen und Trennlinien helfen dabei, das Design übersichtlich zu halten und Informationen leicht erfassbar zu machen.
Schriftarten- und Farben-Mix
Halten Sie sich bei den Farben und Schriftarten etwas zurück, um zu gewährleisten, dass der Email Footer aufgeräumt und professionell aussieht.

 

Mithilfe einer professionellen Email Marketing Lösung lässt sich der Email Footer einfach konfigurieren und entweder ein- oder zweispaltig anlegen. Via Container lässt sich steuern, welche Elemente im Newsletter auf welche Weise – das heißt, mit welchen Farben, Schriften oder Grafiken an welcher Stelle – dargestellt werden sollen. So gilt die Konfiguration des Email Footers für jedes weitere Mailing. Individuelle Anpassungen für einzelne Aussendungen – etwa zu einem bestimmten Anlass – sollten ganz bequem im Template des Mailings oder Newsletters möglich sein, dann aber nur für diese eine Ausgabe gelten.

Egal welche Art von Email Kampagne Sie umsetzen, der Email Footer kann sehr viel mehr bewirken, als man zunächst denkt. Marketer sollten ihn deshalb nicht buchstäblich als Anhängsel behandeln, sondern ihm dieselbe Aufmerksamkeit widmen wie anderen Elementen. Natürlich muss er die Pflichtangaben enthalten, doch der Email Footer ist auch ein leistungsstarkes Marketinginstrument. Damit er seine volle Wirkung entfalten kann, müssen sie nur ein bisschen Kreativität walten lassen und ein paar simple Regeln befolgen. Und wenn Sie das tun, dann wird Sie selbst der unterste Teil Ihrer Email dabei unterstützen, ganz nach oben zu gelangen und Ihre Marketingziele zu erreichen: Der Email Footer wird Ihre Marke stärken, durch Links Traffic auf den von Ihnen gewünschten Kanälen erzeugen, Kunden binden und idealerweise neue Leads generieren.

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Über den Autor:
Martin Philipp

Martin Philipp hat über 20 Jahre Erfahrung bei der Beratung, Vermarktung und dem Vertrieb von beratungsaufwendigen, webbasierten Produkten und Lösungen im B2B & B2C Umfeld.

Er ist Mitgeschäftsführer der SC-Networks GmbH und verantwortlich für die Neukundengewinnung und Kundenbegeisterung.

Als Autor schreibt er zahlreiche Fachbeiträge in angesehenen Print- und Onlinemedien, sitzt seit 2013 im Vorstand des Partnernetzwerkes United-Commerce (www.united-ecommerce.de) und engagiert sich seit letztem Jahr zudem im Institut für Sales und Marketing Automation (www.ifsma.de) für die Zukunft und Weiterentwicklung von Lead Management sowie der Automatisierung von Marketing- und Vertriebsprozessen.

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